Als ondernemer is het belangrijk om je geldzaken goed op orde te hebben. Een van de belangrijkste onderdelen daarvan is het factureren. Door op een goede manier te factureren, zorg je ervoor dat je op tijd betaald krijgt en voorkom je vervelende misverstanden. We leggen je graag uit hoe je het beste kunt factureren voor jouw bedrijf.
Kies het juiste facturatieprogramma
Als je regelmatig facturen stuurt, is het handig om gebruik te maken van een facturatieprogramma. Hiermee maak je gemakkelijk en snel professionele facturen die voldoen aan alle wettelijke eisen. Er zijn diverse facturatieprogramma's op de markt, dus het is zaak om er een te kiezen die past bij jouw bedrijf. Let daarbij op de prijs, de mogelijkheden en de gebruikersvriendelijkheid. Ben je een ZZP’er? Dan is specifiek een online boekhoudprogramma ZZP een logische optie.
Zorg voor duidelijke facturen
Een goede factuur bevat alle benodigde informatie, zodat de klant deze gemakkelijk kan controleren en betalen. Zorg er dus voor dat je facturen duidelijk zijn en de volgende gegevens bevatten:
-
Jouw bedrijfsnaam, adres en btw-nummer
-
De naam en adresgegevens van de klant
-
Een uniek factuurnummer en factuurdatum
-
Een omschrijving van de geleverde producten of diensten
-
Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het bedrag inclusief btw
-
De betalingsvoorwaarden en termijn
Online factureren: snel en efficiënt
Tegenwoordig is het ook mogelijk om te kiezen voor online factureren. Dit heeft als voordeel dat je sneller en efficiënter kunt werken. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch herinneringen laten versturen als een factuur niet op tijd betaald wordt. Bovendien kun je gemakkelijk rapportages opstellen en inzicht krijgen in je financiële situatie. Ook voor klanten is online factureren vaak handiger, omdat ze de factuur direct in hun mailbox ontvangen en deze altijd gemakkelijk terug kunnen vinden.
Houd je facturen goed bij
Zorg ervoor dat je al je facturen goed bijhoudt, zodat je altijd een overzicht hebt van openstaande en betaalde facturen. Dit kun je doen in een administratieprogramma of gewoon in een Excel-sheet. Het is belangrijk om je facturen minimaal 7 jaar te bewaren, omdat de Belastingdienst deze gegevens kan opvragen.
Stuur op tijd herinneringen
Het kan altijd gebeuren dat een klant een factuur niet op tijd betaalt. Stuur in dat geval op tijd een herinnering, zodat de klant weet dat hij nog moet betalen. Houd daarbij wel rekening met de betalingsvoorwaarden die je op de factuur hebt vermeld. Laat de klant ook weten om welke specifieke factuur het gaat, zodat dat ook voor hun duidelijk is.